【スマホ】履歴書の送付状作成方法から注意すべきポイントまでを解説！

最近のスマートフォンは非常に利便性が高まり、パソコンでしかできなかった作業もできるように進化してきました。

履歴書や請求書などの送付状も、専用のサイトやツールを活用するとある程度のクオリティならば誰でも簡単に作れるようになっています。

ただ、まだどうしてもスマホで送付状を作成することが適切かどうかについては、不安抱えたり抵抗を感じる方も多くいると思います。

そこで、今回の記事では、履歴書の送付状を作成する方法や注意すべきポイントをご紹介します。

スマホで履歴書の送付状を作成してもいいのか不安がある方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてみてください。

そもそもスマホで送付状を作成してもよいか

結論からお伝えすると、しっかりとポイントを押さえていれば実際にはスマホで作成しても問題ありません。

スマホは私たちの生活には切っても切り離せない存在で、仕事でも簡単な作業であればスマホ1つあれば済む場合がほとんどです。

しかし、企業に送付する履歴書等の送付状の場合、しっかりとパソコンを使用しないと作成できないのではと感じている人も多くいると思います。

それでは今から、なぜ送付状をスマホで作成しても問題ない理由を解説します。

合わせて、送付状がなぜ履歴書に必要なのかもお伝えしていきます。

履歴書に送付状はなぜ必要なのか

そもそも、履歴書に送付状が必要な理由は、郵送物の差出人と中身の概要を把握しやすくなるからです。

送付状は履歴書とともに郵送・提出され、採用担当者が最初に目にする重要な文書の1つです。

送付状自体に、ビジネス文書などを郵送する際に添える説明書のような役割を持っています。

また、転職活動や求職活動において重要なビジネスマナーと考えている採用担当者も多くいます。

送付状がないと採用担当者にマナーを知らないとの悪印象を与える可能性も出てきてしまうのです。

そのため、転職活動や就職活動では、送付状の重要性を理解し履歴書に添えることが推奨されています。

スマホで送付状を作っても問題ない

冒頭から述べている通り、スマホで送付状を作成することは全く問題ありません。

スマホで作成する場合は、Web上のツールを使用したり、WordやExcelを活用する方法があります。

また、作成したデータはPDFに変換したりして、パソコンに移して印刷する方法やスマホのままコンビニで印刷まで簡単にできます。

送付状をスマホで作っても、パソコンで作成した場合と仕上がりに大きな差異が出ることはありません。

注意点としては、実際に完成したデータや書類の仕上がりを入念にチェックするようにしましょう。

【スマホ版】送付状の作成方法

これまでに紹介したように、スマホで送付状を作成することは問題ありません。

近年のスマホは機能が向上し、送付状の文書作成にも適したアプリやツールが充実しています。

スマホ版の送付状を作成する方法を2つご紹介します。

Webにある無料ツールを使う

スマホで送付状を作成する方法の1つ目は、Webにある無料ツールを使う方法です。

オンライン上には様々な無料の文書作成ツールが存在します。

Web上にある無料ツールを使用する場合は、専用サイトに必要な情報を入力して送付状を作成します。

これらのツールをスマホで利用することで、簡単に送付状を作成できます。

送付状は必要な項目と記載位置が決まっているため、内容が決まっていれば簡単に作成できるのです。

一般的なツールでは、日付や宛先情報、差出人情報、タイトル、挨拶文、送付する書類の内容を入力し、指定したフォントで作成ボタンをクリックすると送付状のファイルが作成されます。

スマホでもファイルの保存場所が分かれば、いつでもファイルを開いて印刷できます。

右寄せや左寄せ、改行といった調整は自動で行われることが一般的ですが、必ず印刷前にプレビュー画面で確認するようにしましょう。

ExcelやWordを利用する

送付状をスマホで作成する方法の2つ目は、ExcelやWordを利用する方法です。

実は、スマホでも、ExcelやWordといったアプリケーションをインストールできます。

これらのアプリを活用すれば、独自のフォーマットで送付状を作成することが可能です。

ネットで検索した送付状のテンプレートを利用することで、簡単に送付状のレイアウトを整えられます。

カスタマイズ性が高いため、自分の希望に合わせたオリジナルな送付状を作成したい場合に適していると言えるでしょう。

【スマホ版】送付状を印刷する方法

スマホで作った送付状は、郵送指定がある場合は送付する書類に同封するためにプリンターなどで印刷しなければなりません。

ここでは、スマホで作った送付状を印刷する2つの方法をご紹介します。

データをPCに移してプリンタで印刷

スマホを使用して送付状を印刷する方法の1つ目は、データをPCに移してプリンタで印刷する方法です。

スマートフォンで作成した送付状を印刷する際には、まずデータをPCに移します。

スマホからPCへのデータ転送には、クラウドサービスやメールを利用する方法があります。

データをPCに取り込んだら、接続されたプリンタを用いて印刷を行います。

この方法は、スマホの画面サイズによるレイアウトの違いを気にせず、高品質な印刷が可能です。

スマホデータをコンビニで直接印刷

スマホを使用して送付状を印刷する方法の2つ目は、スマホデータをコンビニで直接印刷する方法です。

もう1つの方法として、スマートフォンのデータをそのままコンビニで印刷する方法があります。

プリンターが自宅に置いてなくてもPDF等のファイルさえあればコンビニで印刷できます。

多くのコンビニエンスストアでは、スマホやUSBデバイスからデータを持ち込み、印刷するサービスを提供しています。

この方法は手間がかからず急ぎの場合に便利ですが、印刷ミスが起きやすいため画質や用紙のサイズを注意するようにしましょう。

スマホで送付状を作成する際の注意点

スマホで送付状を作成する際は、画面が小さいため見落としや誤字脱字が発生しやすいです。

そのため、作成後に仕上がりを入念にチェックし、正確な内容で送付状を提出するよう心掛けましょう。

また、他にも注意点が多くあるので解説していきます。

過去の実績を自慢しない

スマホで送付状を作成する際の注意点の1つ目は、過去の実績を自慢しないことです。

送付状には、過去の実績や経歴を自慢する内容は避けましょう。

提出者のスキルや経歴は履歴書を別途提出するため、送付状ではあいさつや簡単な紹介に留めることが望ましいです。

間違っても、長々と送付状には企業の担当者にアピールしようとしてネガティブなイメージを持たれてしまう内容は書かないようにしましょう。

定型文ばかり利用しない

スマホで送付状を作成する際の注意点の2つ目は、定型文ばかり利用しないことです。

送付状は一般的な定型文を利用することがありますが、あまりにも汎用的な文面は避けましょう。

封書を受け取る人は、多くの応募者の送付状を確認しています。

明らかにテンプレ感のある構成や文章だと読む側の印象に残らず、最悪の場合は履歴書自体も読まれずにお見送りになることもあります。

受取人に対して一定の個性を感じてもらえるメッセージを心掛けましょう。

ネガティブな内容は避ける

スマホで送付状を作成する際の注意点の3つ目は、ネガティブな内容は避けることです。

不満やネガティブな内容を送付状に盛り込むことは控えましょう。

送付状は、企業担当者があなたの第一印象を左右する重要な書類です。

第一印象が悪くなると、その後に目を通す履歴者も送付状の印象が引き継がれ好印象になりにくいです。

そのため、できる限りポジティブな印象を持ってもらえるように心掛けましょう。

志望理由や自己PRは簡潔に記載する

スマホで送付状を作成する際の注意点の4つ目は、志望理由や自己PRは簡潔に記載することです。

送付状を作成する際に、よく起きてしまう間違いが長々と志望動機・自己PRを書き連ねてしまうケースです。

熱意を伝えることも大切ですが、送付状は「誰が」「何を」送ったのかを伝えるためのものです。

文章量の目安としては3行～4行を意識してください。

もし、それ以上の文章量になりそうな場合は、完成した文章に何回か目を通して不要な情報は省くようにして文章量を調整してみてください。

志望理由や自己PRを簡潔にまとめることで、読みやすく効果的で好印象な送付状が完成します。

年収や勤務地などの希望条件を記載するのは避ける

スマホで送付状を作成する際の注意点の5つ目は、年収や勤務地などの希望条件を記載するのは避けることです。

履歴書に記載するべき情報ではありますが、送付状に希望条件を記載するのは控える方が無難です。

確かにほとんどの就職希望者は、自分の希望条件が満たされるかどうかは非常に重要な要素です。

しかし、送付状の本来の役割は、差出人と中身の概要を把握しやすくするためのものです。

そのため、希望条件等は履歴書の本人希望欄に記載したり、面接で直接話し合うようにしましょう。

スマホは特に送付状の仕上がりを入念にチェックしよう

履歴書の送付状は、一般的なフォーマットに沿った書式であれば、どのように作成しても問題ありません。

スマホで送付状を作成する際によく起きるミスは、画面が小さいため見落としや誤字脱字が発生しやすいです。

作成後に仕上がりを入念にチェックし、正確な内容で送付状を提出するよう心掛けましょう。

送付状は履歴書と一緒に送る重要な書類です。仕上がりを入念に確認したうえで、送付するようにしましょう。