履歴書をエクセル作成する手順を解説！メリット、テンプレートも紹介

この記事では、履歴書をエクセル作成する手順やメリットについて解説していきます。

「履歴書ってエクセルで作成していいの？」「エクセルで使える履歴書テンプレートが欲しい」などエクセルを利用した履歴書作成に関していくつか懸念していらっしゃる方も多いと思います。

この記事を読めば、履歴書作成におけるエクセルの疑問点が分かり、面接に臨むときの不安が一つ減ります。

エクセルを利用した履歴書作成に少しでも不安がある方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

エクセルで履歴書を作成するメリット

履歴書はエクセルを利用して作成すると非常に多くのメリットがあります。

それでは、エクセルを利用した履歴書作成のメリット3つを紹介します。

いつでも簡単に修正できる

エクセルで履歴書を作成するメリット一つ目は「いつでも簡単に修正できる」です。
紙の履歴書を利用して作成すると、誤字脱字が起きた際に最初から書き直すか、修正ペンで消して再記入しハンコを押して修正対応を行わないといけません。
ただし、エクセルならデータとして何回でもセーブ出来ますし、前回作成したデータを復元する事が出来るので、いつでも簡単に修正できるという点では非常に大きなメリットが存在します。

オフラインでもデータを保存できる

次にエクセルで履歴書を作成するメリット2つ目は「オフラインでもデータを保存できる」です。
紙の履歴書だとオンライン、オフラインという概念がないため、いつでどこでも作成する事は可能だと思いますが、エクセルの場合でもPC環境になかったとしてもオフラインでデータを保存出来るので、移動中などWi-Fi環境がない状態でも履歴書を作成する事ができます。
簡単に修正でき、オフライン環境でも履歴書を作成する事が出来るのも大きなメリットといえます。

綺麗に作成できる

最後にエクセルで履歴書を作成するメリット3つ目は「綺麗に作成できる」です。
エクセルはPCで操作を行うため、筆跡が統一され誰が作成しても綺麗な履歴書になります。
紙の履歴書の場合、仮に内容が素晴らしくても字が汚い場合、マイナス印象に映ってしまうため、こちらもエクセルを利用した方が履歴書作成においては優位といえるでしょう。

エクセルで履歴書を作成する手順

ここからはエクセルで履歴書を作成する手順を6つのステップに分けて紹介していきます。

テンプレートの準備

エクセルで履歴書を作成する手順1つ目は「テンプレートの準備」を行うです。

エクセルを１から作成して履歴書を作るのではなく、無料のエクセル履歴書テンプレートが提供されているので、まずはダウンロードしましょう。

企業指定のフォーマットがある場合はそちらをダウンロードすることをオススメします。

情報の整理

エクセルで履歴書を作成する手順2つ目は「情報の整理」を行うです。

ダウンロードが完了したら、履歴書に記入する情報をまとめます。連絡先、学歴、職歴、スキル、資格、趣味、志望動機などフォーマットに沿った内容で整理しましょう。

情報の入力

エクセルで履歴書を作成する手順3つ目は「情報の入力」を行うです。

ダウンロードしたテンプレートを開き、各フィールドに情報を入力します。

まず、基本情報として「氏名」、「生年月日」、「住所」、「連絡先」（電話番号やメールアドレス）を入力し、自分の「学歴」を詳細に記述しましょう。

入学と卒業の年月を含め、高校から最新の学歴まで記載し、特定の専攻や主要な科目があればそれも追記しましょう。

「職歴」部分には、以前勤務した企業名、役職、職務内容、勤務期間を記載します。最新の職歴から順に記載し、役職や業務内容は具体的に述べます。

さらに、「資格・スキル」では、あなたが持っている特殊な技能や資格をリストアップし、最後に「自己PR」や「志望動機」では、あなたがその職を求める理由や自身の強みを記載しましょう。自身の経験やスキルが志望企業にとってどのように役立つのかを具体的な数値を用いて示すとなお良いです。

フォーマットの調整

エクセルで履歴書を作成する手順4つ目は「フォーマットの調整」を行うです。

エクセルの履歴書テンプレートを活用する際は、筆跡でコントロールできないため、フォーマットを調整することが非常に重要です。

文字の大きさ、色、書体など、情報がはっきりと読み取れるようか最後に確認しましょう。

ここからは具体的に調整のやり方を説明します。

まず、「ホーム」タブの「フォント」グループから文字の大きさや書体を選びます。大切な情報は大きめの文字サイズで強調し、それ以外の情報は適度な大きさにします。

次に、必要に応じて行や列の幅を調整します。セルをクリックしてから、右端または下端をドラッグすれば、セルの大きさを変更できます。

最後に全体を見て、整然とした印象を与えるように調整します。無駄な空白がないか、情報が適切に配置されているかを確認しましょう。

確認と修正

エクセルで履歴書を作成する手順5つ目は「確認と修正」を行うです。

まず、「スペルチェック」機能を使って、誤字や脱字がないかを確認してみてください。「レビュー」タブの「スペルチェック」をクリックすると確認することができます。

次に、情報の完全性と正確性を確認します。各項目（氏名、連絡先、学歴、職歴、スキル等）が全て記入されているか、また記入した情報が最新かつ正確であることを最後に再確認しましょう。

その後、レイアウトやデザインを見直し、文字の大きさ、色、書体が統一されているか、罫線や色付けが適切に行われているかを確認し、余裕があれば友人等に確認してもらいフィードバックを求めるとより効果的にチェックできるのでオススメです。

保存と印刷

エクセルで履歴書を作成する手順6つ目は「保存と印刷」を行うです。

保存のやり方としては、エクセルの「ファイル」メニューをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。保存する場所を選んだ後、ファイル名を策定しましょう。

ポイントとしては、後で簡単に見つけられるように、名前_履歴書など視認性のあるファイル名をつけましょう。

保存形式には、変更を加える可能性がある場合はエクセルの形式（.xlsx）を、変更不要であればPDF形式（.pdf）を選ぶことをオススメします。

PDF形式はレイアウトが崩れにくく、印刷もそのままの品質で行えます。

次に、印刷手順として「ファイル」メニューから「印刷」を選び、印刷プレビューでレイアウトが崩れていないか確認した後、「印刷」ボタンをクリックしましょう。

エクセル以外の履歴書テンプレートの書き方/使い方

ここからは、エクセル以外の履歴書テンプレートの書き方/使い方について説明します。

エクセルも便利ですが、他のテンプレートも便利なので共通して必要な書き方使い方について覚えておきましょう。

アピールしたい必要事項を手元に洗い出す

エクセル以外の履歴書テンプレートの書き方/使い方1つ目は「アピールしたい必要事項を手元に洗い出す」です。

写真撮影の準備を行う

エクセル以外の履歴書テンプレートの書き方/使い方2つ目は「写真撮影の準備を行う」です。

ミスがないかを確認する

エクセル以外の履歴書テンプレートの書き方/使い方3つ目は「ミスがないかを確認する」です。

履歴書をエクセルで作成した際の提出方法

ここからは、履歴書をエクセルで作成した際の提出方法について解説していきます。

作成した履歴書を適切な形で提出しないと面接官に悪い印象を与えてしまうので、提出方法に関してはしっかりと確認する必要があります。

それでは、印刷した紙の履歴書とデータ送付の2つに分けて紹介していきます。

印刷したデータを郵送or持参する

エクセルで作成した履歴書データを印刷し郵送or持参する場合に気をつけるべき点としては、履歴書だけの裸の状態で持って行かないようにしましょう。

履歴書は必要であれば他の書類とともにクリアファイルや封筒に挟み郵送または持参しましょう。

封筒は書類がそのまま入る「角型A4号(312×228mm)」か「角型2号(332×240mm)」を選ぶことをオススメします。

ちなみに、茶封筒はビジネスの場では使わないので避けた方が無難です。また、企業によっては学校指定の封筒での提出を求めてくる場合がありますので、その場合は大学の書店や生協で購入して準備しておきましょう。

メールでデータを事前に送付する

メールでデータを事前に送付する際に覚えておくべきことは1点です。

エクセルデータをそのまま添付するのではなく、PDF形式に変換して送付することです。

PDFファイルにすることで、第三者が修正したりレイアウトが崩れたりすることを避けられるため、指定がない限りPDF形式で送付しましょう。

ちなみに、以下の手順を踏めば、エクセルデータをPDF形式で送ることができます。

• まず、変換したいエクセルのファイルを開きます。
• 「ファイル」メニューをクリックし、「保存」または「名前を付けて保存」を選択します。
• 「保存の種類」または「ファイル形式」と表示されているドロップダウンリストから、「PDF」を選択します。
• 保存場所とファイル名を設定し、「保存」をクリックします。
• 以上の手順で、エクセルのデータをPDF形式に変換できます。このとき、ページレイアウトが意図した通りになっているか、必要な情報が全て含まれているか確認しましょう。

履歴書をエクセルで作成する際のコツと裏技

ここまで、エクセルを利用した履歴書作成の方法について紹介してきました。

最後に、履歴書をエクセルで作成する際のコツと裏技について紹介していきます。

コメント機能の活用

エクセルの「コメント」機能を使うと、セルに補足情報を追加することができます。自分だけが見るためのメモや、あとで修正する点を記録しておくなど、作成過程をスムーズに進めるためのツールとして活用できます。

データの入力補助

「データ」タブの「データの検証」機能を使うと、特定のセルに入力可能なデータの種類を制限したり、ドロップダウンリストから選択できるようにしたりすることができます。これにより、誤ったデータの入力を防ぐことができます。

「印刷プレビュー」を頻繁に確認

履歴書は印刷して提出することが多いため、作成中に「印刷プレビュー」を頻繁に確認することをおすすめします。これにより、実際に印刷したときのレイアウトや文字サイズを確認でき、調整が必要な点を早めに発見できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

ここまでエクセルを用いた職務経歴書の書き方やコツについて解説してきました。

職務経歴書に限らず、履歴書などはエクセルや他のテンプレートを利用することによって、綺麗に且つ簡潔にまとめる事ができるので、ぜひ利用してみてください。

エクセルを利用した職務経歴書の作成は、情報の整理と視覚的な強調を容易にし、また、さまざまな書式設定や独自のレイアウトを用いることで自己表現が可能となります。

この記事を通じて、エクセルを使用する際の基本的な機能から高度なテクニックまでを学び、それらを活用することで一段階上の職務経歴書を作成する方法を習得したことでしょう。

職務経歴書はあなた自身を最適に表現するツールであり、エクセルの機能を使うことでより効果的な表現が可能となります。

自分の経験とスキルを見つめ直し、それらを適切に伝える形でまとめることは、成功のための重要な一歩です。この知識を活用し、自己表現の面で差別化を図り、求める職業につながる扉を開くことを祈っています。

これからもエクセルのさらなる活用法を学び、職務経歴書作成のスキルを磨きつづけてください。